インサイダー取引防止体制の継続的なレビューと強化、社員教育の徹底
当社は、企業のディスクロージャー・IRを支援する専門会社の責務として、インサイダー情報セキュリティ強化のため、組織・人事体制から専用エリアの設置や情報システムの整備まで、広範囲の施策に取り組んでいます。
組織としては、インサイダー・情報セキュリティ委員会が中心的な役割を担い、インサイダー情報の取り扱いルールやインサイダー取引未然防止ルールの徹底を図っています。
グループ全社員を対象として、最新の事例も盛り込みながら年2回のインサイダー取引防止集合研修およびe-ラーニングによる理解度確認テスト、新入社員向け・中途社員向け研修を行っています。加えて、機密情報に触れる機会の多い営業担当者やインサイダー情報取り扱い担当者については、さらに年5回の専門研修を繰り返し実施しています。また、グループ会社や協力会社、業務委託先を対象とした定期集合研修や実地調査を継続的に実施しています。
株式取引規制については、部長職以上、営業社員、インサイダー情報取り扱い担当者の上場会社株券の売買を全面禁止とし、他の社員についても売買の際は事前申請による許可制を導入しています。
また、毎年インサイダー取引防止のための誓約書の提出を全社員に義務づけています。
これらの遵守状況については適宜モニタリングを実施し、改善・強化を図っています。
コンプライアンスリスクの未然防止、早期発見のためのしくみづくり
当社の全社コンプライアンスリスク管理は、コンプライアンス・品質管理部が担当し、「内部統制システムの基本方針」に基づいて、関連規則およびコンプライアンス・マニュアルを定めています。コンプライアンス・マニュアルについては、定期的に更新し、企業不祥事、SNS等の普及や「働き方改革」など、新たなテーマに対応したケーススタディを掲載して実用性を高めています。
また、企業倫理に関する通報窓口として「プロネクサスグループ 企業倫理ホットライン」を設置し、社員へのカード配布、社内のポスター掲示で、周知と利用を促しているほか、現状把握のために外部機関を活用した全社員向けの「コンプライアンス意識調査」を実施しています。
個人情報についてのリスク管理面では、個人情報を適正に取り扱うため、個人情報保護方針を定め、個人情報保護マネジメントシステムを維持・管理しています。特に重要な個人情報業務を委託している契約先については、情報管理体制の実地調査を行っています。
社員へのコンプライアンス教育の徹底
当社コンプライアンス教育については、インサイダー取引防止研修同様に重要視し、グループ全社員を対象とした年2回の定期集合研修およびe-ラーニングによる理解度確認テスト、また新入社員や中途社員向け研修を繰り返し実施しています。
また、その他のコンプライアンス教育として発注部門の社員を対象とした「下請法研修」（年1回）や営業・企画制作部門の社員向けの「営業法務研修」（年2回）や「著作権研修」も、継続的に実施しています。